Il fenomeno della mobilità internazionale dei lavoratori è in costante crescita. Sempre più aziende inviano i propri dipendenti all’estero per svolgere incarichi temporanei o di lunga durata. Tuttavia, questo comporta inevitabilmente nuove sfide in materia di salute e sicurezza sul lavoro, che le imprese devono affrontare con adeguate politiche di Travel Risk Management (TRM).
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A gennaio 2025 è stato pubblicato sul sito della Società Italiana di Medicina del Lavoro il Documento di Orientamento Professionale per il medico competente: aspetti pratico-gestionali del lavoratore all’estero, che recepisce gli standard internazionali ISO 31030:2021. Questo documento fornisce linee guida pratiche per garantire la sicurezza e la salute dei lavoratori durante i periodi trascorsi all’estero.
Travel Risk Management: cos’è e perché è fondamentale
Il Travel Risk Management (TRM) consiste nell’insieme delle strategie e misure adottate dalle aziende per identificare, valutare e mitigare i rischi legati ai viaggi di lavoro. I rischi considerati comprendono quelli relativi alla salute (malattie, epidemie, condizioni mediche preesistenti), alla sicurezza (criminalità, terrorismo, disastri naturali) e alla security (eventi geopolitici o religiosi).
Il datore di lavoro è tenuto per legge a garantire l’integrità fisica e morale dei dipendenti, anche durante i periodi trascorsi all’estero. Ciò significa che la valutazione dei rischi deve essere estesa ai contesti esterni all’azienda, considerando le peculiarità delle destinazioni.
La mancata adozione di adeguate strategie di TRM può comportare responsabilità civili e penali per il datore di lavoro, oltre a gravi danni reputazionali per l’impresa.
Gli obblighi delle imprese
Le imprese devono prevedere l’elaborazione di policy aziendali specifiche che comprendano:
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- Travel Risk Policy e Travel Health Policy: Documenti che identificano le linee guida per la gestione della salute e sicurezza dei lavoratori all’estero.
- Valutazione dei rischi e autorizzazione delle trasferte: Ogni viaggio deve essere preceduto da un’attenta analisi dei rischi specifici della destinazione.
- Monitoraggio continuo e assistenza sanitaria: Inclusi sistemi di pronto intervento e convenzioni con strutture sanitarie locali.
- Formazione e informazione dei lavoratori (Travel Counselling): Fornire al personale tutte le informazioni necessarie per affrontare eventuali rischi.
- Scheda Paese: Un documento che raccoglie tutte le informazioni rilevanti per la sicurezza e la salute del dipendente nella nazione di destinazione.
- Follow-up post-trasferta: Valutazione delle condizioni psicologiche e fisiche del lavoratore al rientro.
Il ruolo cruciale della tecnologia e del dipartimento IT
La tecnologia e il dipartimento IT giocano un ruolo fondamentale nella gestione della sicurezza dei lavoratori all’estero, non solo come supporto operativo ma anche come parte integrante delle strategie di TRM. Prima della trasferta, l’IT potrà creare delle piattaforme digitali che consentono ai dipendenti di accedere rapidamente a tutte le informazioni necessarie sui rischi locali e sulle autorizzazioni di viaggio. Inoltre, attraverso alcune applicazioni digitali sarà possibile implementare strumenti per monitorare lo stato delle vaccinazioni e facilitare la comunicazione tra l’azienda e i lavoratori in mobilità.
Durante la trasferta, il contributo della tecnologia diventa ancora più cruciale. Attraverso applicazioni e sistemi di tracciamento digitale, purché nel rispetto della normativa in materia di privacy e dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, le aziende possono monitorare costantemente la posizione dei dipendenti per fornire assistenza immediata in caso di emergenza. La protezione dei dati e la sicurezza delle comunicazioni sono altri aspetti fondamentali di cui l’IT deve occuparsi, garantendo che eventuali vulnerabilità informatiche non mettano a rischio l’incolumità del lavoratore.
La raccolta e l’analisi dei dati relativi ai viaggi, al rientro del lavoratore, diventano poi informazioni preziose per migliorare le policy aziendali e garantire che eventuali criticità riscontrate durante le trasferte siano adeguatamente affrontate. Strumenti digitali specifici possono anche supportare la valutazione del benessere psicofisico dei lavoratori, facilitando un processo di reintegro sicuro ed efficace. Bisognerà tuttavia prestare attenzione alla corretta gestione di dati, potenzialmente sensibili, in compliance con il GDPR.
Travel Risk Management: come garantire la compliance aziendale
Per garantire l’adeguatezza delle proprie politiche di TRM e per rispettare quanto previsto dalle linee guida, le imprese devono:
- Coinvolgere tutte le funzioni aziendali rilevanti nelle rispettive aree (HR, Compliance, IT, Medical, Legal).
- Aggiornare continuamente le proprie policy in base ai cambiamenti normativi e geopolitici.
- Effettuare periodici audit interni per verificare la conformità delle procedure adottate.
- Monitorare costantemente i dipendenti durante la trasferta e al loro rientro.
Vantaggi dell’implementazione del travel risk management
L’adozione di strategie di Travel Risk Management efficaci è imprescindibile per tutte le imprese che inviano dipendenti all’estero. Le nuove linee guida italiane, in continuità con gli standard internazionali ISO 31030:2021, offrono un punto di riferimento importante per garantire la sicurezza dei lavoratori e limitare la responsabilità aziendale.
Implementare correttamente il TRM non solo tutela l’integrità fisica e morale dei lavoratori, ma garantisce anche la continuità operativa e preserva la reputazione aziendale.
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